Impreza firmowa może być świetną okazją do wspólnej zabawy, poznania się z zupełnie innej strony i spędzenia czasu poza codziennym środowiskiem pracy. Może też jednak zamienić się w wydarzenie, na którym część osób zerka na zegarek i zastanawia się, kiedy wypada już wrócić do domu. Różnica często nie wynika z budżetu czy liczby przygotowanych atrakcji, ale z tego, czy całe wydarzenie zostało dobrze dopasowane do ludzi, którzy mają w nim uczestniczyć.
Organizując imprezę firmową, łatwo wpaść w pułapkę planowania każdej minuty. Powitanie, przemówienie, kolacja, konkurs, atrakcja, kolejny punkt programu… Tymczasem pracownicy często najbardziej potrzebują po prostu dobrej przestrzeni do rozmowy, muzyki, swobodnej atmosfery i możliwości bawienia się tak, jak sami mają na to ochotę.
Ogromną rolę odgrywa również muzyka. Na jednym evencie spotykają się osoby w różnym wieku, z różnych działów i o zupełnie innych gustach. Zadaniem DJ-a na imprezie firmowej nie powinno być więc odtworzenie przygotowanej wcześniej playlisty, ale obserwowanie gości i stopniowe budowanie atmosfery. Czasami parkiet zaczyna żyć bardzo szybko, innym razem ludzie potrzebują więcej czasu – i jedno, i drugie jest zupełnie normalne.
Z naszego doświadczenia wynika, że najlepsze imprezy firmowe to często te, podczas których nic nie jest robione na siłę. Jest dobry plan, ale pozostaje również miejsce na spontaniczność. Jest prowadzenie, ale bez ciągłego mówienia do mikrofonu. Są atrakcje, jeśli rzeczywiście pasują do charakteru wydarzenia, ale przede wszystkim są ludzie, którzy mają przestrzeń, żeby po prostu dobrze spędzić razem czas.
Jak więc zorganizować imprezę firmową, po której następnego dnia w pracy naprawdę będzie o czym rozmawiać? Właśnie temu przyjrzymy się w tym artykule.
Dobra impreza firmowa zaczyna się od poznania ludzi, którzy na niej będą
Nie istnieje jeden scenariusz udanej imprezy firmowej, który można wykorzystać niezależnie od tego, kto pojawi się na wydarzeniu. Zupełnie inaczej może wyglądać kameralna integracja dla kilkudziesięciu osób, które dobrze się znają, a inaczej duży event, podczas którego spotykają się pracownicy różnych działów, oddziałów czy nawet osoby widzące się pierwszy raz.
Dlatego jeszcze przed wydarzeniem warto zastanowić się przede wszystkim nad tym, dla kogo właściwie organizujemy imprezę. Jaka jest średnia wieku uczestników? Czy zespół zna się od lat? Czy pracownicy lubią wspólną zabawę, czy raczej potrzebują trochę czasu, żeby poczuć się swobodnie? Nawet podstawowe informacje potrafią bardzo pomóc w odpowiednim zaplanowaniu wieczoru.
Ma to ogromne znaczenie również z perspektywy prowadzących. Jeśli wcześniej wiemy, jaki charakter ma firma i kto pojawi się na evencie, możemy lepiej dopasować zarówno sposób prowadzenia, jak i muzykę. Inaczej będziemy budować atmosferę podczas luźnej imprezy integracyjnej, a inaczej podczas eleganckiej gali firmowej, która dopiero po części oficjalnej zamienia się w imprezę taneczną.
Nie oznacza to oczywiście, że przed wydarzeniem trzeba przygotować dokładny profil każdego uczestnika. 😄 Wystarczy rozmowa z organizatorem i poznanie ogólnego charakteru wydarzenia. Dobry DJ na imprezę firmową powinien mieć punkt wyjścia, ale jednocześnie zachować elastyczność i obserwować ludzi już podczas samego eventu.
To właśnie uczestnicy bardzo szybko pokazują, w jakim kierunku warto pójść. Jedna grupa od pierwszych utworów będzie gotowa przejąć parkiet, podczas gdy inna najpierw będzie chciała spokojnie zjeść, porozmawiać i dopiero później rozpocząć zabawę. Nie ma tutaj lepszego ani gorszego scenariusza.
Najważniejsze jest, aby nie próbować dopasowywać ludzi do wcześniej przygotowanego programu. To program, muzyka i sposób prowadzenia powinny być dopasowane do ludzi. Kiedy uda się zachować tę zasadę, znacznie łatwiej stworzyć imprezę firmową, na której uczestnicy naprawdę czują się swobodnie i chcą zostać dłużej niż tylko do końca oficjalnej części.
Nie planuj każdej minuty – zostaw miejsce na swobodną zabawę
Dobry plan imprezy firmowej jest ważny, ale równie ważne jest to, żeby nie przesadzić z jego szczegółowością. Czasami organizatorzy chcą wykorzystać każdą minutę wydarzenia – powitanie, przemówienie, kolacja, prezentacja, konkurs, kolejna atrakcja, zdjęcia, część taneczna… W efekcie uczestnicy przechodzą od jednego punktu programu do następnego i właściwie nie mają czasu, żeby po prostu ze sobą pobyć.
A przecież właśnie o to często chodzi w imprezie firmowej. Ludzie, którzy na co dzień rozmawiają głównie o projektach, klientach czy terminach, mogą wreszcie spotkać się w zupełnie innych okolicznościach. Zjeść razem kolację, porozmawiać, pośmiać się, a później – jeśli mają ochotę – przenieść się na parkiet.
Dlatego zdecydowanie bliżej nam do scenariusza, który wyznacza najważniejsze punkty wieczoru, ale pozostawia pomiędzy nimi trochę przestrzeni. Jeśli w danym momencie parkiet świetnie się bawi, nie zawsze warto przerywać zabawę tylko dlatego, że według harmonogramu właśnie powinna rozpocząć się kolejna atrakcja. Czasami lepiej przesunąć ją o kilkanaście minut i wykorzystać atmosferę, która powstała naturalnie.
Duże znaczenie ma tutaj współpraca prowadzących z organizatorem, obsługą obiektu oraz pozostałymi osobami odpowiedzialnymi za event. DJ na imprezę firmową powinien znać plan wydarzenia, ale jednocześnie potrafić reagować na jego rzeczywisty przebieg. Harmonogram ma pomagać w organizacji, a nie ograniczać możliwość spontanicznej zabawy.
Warto również pamiętać, że nie każdy uczestnik chce brać udział we wszystkim. Jedna osoba będzie pierwsza na parkiecie, druga spędzi pół wieczoru na rozmowach ze współpracownikami, a jeszcze ktoś inny dołączy do zabawy dopiero później. I to jest w porządku.
Najlepsze imprezy firmowe często mają przygotowane odpowiednie ramy, ale w ich środku pozostaje dużo swobody. Nie trzeba organizować ludziom każdej minuty, żeby stworzyć wydarzenie, na którym naprawdę dobrze spędzą czas. Czasami wystarczy dać im odpowiednie warunki, dobrą muzykę i pozwolić, żeby reszta wydarzyła się naturalnie.
Muzyka na imprezie firmowej - jak pogodzić różne gusta?
Muzyka podczas imprezy firmowej potrafi być sporym wyzwaniem. Na jednym wydarzeniu spotykają się osoby w różnym wieku, pracujące w różnych działach i słuchające na co dzień zupełnie innych gatunków. Jedni najlepiej odnajdują się przy klasykach lat 80. i 90., inni czekają na współczesne hity, muzykę klubową, rock czy polskie przeboje. Trudno więc przygotować jedną playlistę, która jeszcze przed rozpoczęciem eventu zagwarantuje dobrą zabawę wszystkim uczestnikom.
I właśnie dlatego podczas imprezy firmowej tak ważna jest elastyczność. DJ na imprezę firmową powinien przede wszystkim obserwować ludzi i reagować na to, co dzieje się na parkiecie. Jeśli konkretny klimat sprawia, że do zabawy dołączają kolejne osoby, warto go rozwijać. Jeżeli zainteresowanie zaczyna spadać, można płynnie zmienić gatunek, dekadę czy tempo i poszukać kierunku, który lepiej odpowiada uczestnikom.
Nie jesteśmy zwolennikami dzielenia wieczoru na sztywne bloki w rodzaju „teraz muzyka dla młodszych, później dla starszych”. Znacznie ciekawsze efekty daje mieszanie różnych dekad i stylów w taki sposób, żeby kolejne utwory naturalnie ze sobą współgrały. Czasami największy współczesny hit świetnie połączy się z przebojem sprzed dwudziestu czy trzydziestu lat – i nagle na jednym parkiecie spotykają się osoby, które na co dzień prawdopodobnie słuchają zupełnie innej muzyki.
Warto również przed eventem porozmawiać z organizatorem o charakterze firmy i ewentualnych preferencjach muzycznych zespołu. Takie informacje są dla nas bardzo pomocne, ale traktujemy je jako wskazówkę, a nie zamkniętą playlistę do odtworzenia od początku do końca.
Najlepszym scenariuszem jest moment, w którym przestajemy zastanawiać się, jaka muzyka jest „dla kogo”, bo po prostu wszyscy dobrze bawią się razem. Dobry DJ powinien umieć do takiego momentu doprowadzić, a później zrobić wszystko, żeby tej energii nie zepsuć niepotrzebną zmianą tylko dlatego, że coś innego było wcześniej zapisane w planie.
Integracja bez zmuszania kogokolwiek do zabawy
Samo hasło „impreza integracyjna” może sugerować, że jej głównym zadaniem jest zachęcenie wszystkich do wspólnego udziału w zabawach, konkursach czy innych aktywnościach. Tymczasem dobra integracja wcale nie musi oznaczać wyciągania pracowników na środek sali i namawiania ich do robienia czegoś, na co zwyczajnie nie mają ochoty.
Każdy bawi się inaczej. Jedni od początku chętnie angażują się we wszystko, inni wolą najpierw porozmawiać ze współpracownikami, a na parkiecie pojawiają się dopiero później. Są też osoby, które świetnie spędzą wieczór przy stoliku i wcale nie potrzebują tańczyć do ostatniego utworu, żeby następnego dnia powiedzieć, że impreza była naprawdę udana.
Dlatego podczas imprezy firmowej warto dać uczestnikom wybór. Jeśli organizujemy dodatkowe aktywności, powinny być one przede wszystkim lekkie, naturalne i dobrowolne. Nikt nie powinien zastanawiać się przez pół wieczoru, czy za chwilę prowadzący wyciągnie go na środek sali do konkursu, w którym kompletnie nie chce uczestniczyć.
Podobne podejście mamy do prowadzenia. Dobry DJ na imprezę firmową nie musi co kilka minut pojawiać się z mikrofonem i przypominać wszystkim, że właśnie trwa integracja. Czasami najlepszym rozwiązaniem jest powiedzieć mniej, włączyć odpowiednią muzykę i pozwolić uczestnikom samodzielnie zdecydować, kiedy mają ochotę dołączyć do zabawy.
Co ciekawe, właśnie wtedy integracja często zaczyna działać najlepiej. Przy wspólnym stole czy na parkiecie znikają na chwilę stanowiska, działy i służbowe role. Ludzie zaczynają ze sobą normalnie rozmawiać, żartować i poznawać się z zupełnie innej strony – bez konieczności organizowania kolejnego „ćwiczenia integracyjnego”.
Naszym zdaniem dobra impreza firmowa nie powinna więc zmuszać ludzi do integracji. Powinna stworzyć warunki, w których będą mieli ochotę integrować się sami. I bardzo często właśnie takie wydarzenia zostają w pamięci najdłużej.
Co sprawia, że po imprezie firmowej ludzie mówią: „ale było dobrze”?
Udanej imprezy firmowej nie da się zmierzyć liczbą przygotowanych atrakcji, wielkością budżetu czy długością harmonogramu. Ostatecznie najważniejsze jest to, z jakim wrażeniem uczestnicy wracają do domu. Jeśli następnego dnia w pracy wspominają wspólną zabawę, muzykę, sytuacje z parkietu i po prostu dobrze spędzony czas – to najlepszy znak, że event spełnił swoje zadanie.
Na taki efekt składa się wiele drobnych elementów. Dobre miejsce, jedzenie, odpowiednia organizacja czy atrakcje mają oczywiście znaczenie, ale ogromną rolę odgrywa przede wszystkim atmosfera. Uczestnicy powinni czuć się swobodnie i mieć możliwość spędzenia wieczoru w taki sposób, jaki najbardziej im odpowiada.
Ważne jest również odpowiednie tempo wydarzenia. Nie trzeba od razu po zakończeniu części oficjalnej zapraszać wszystkich na parkiet i oczekiwać, że w ciągu pięciu minut rozpocznie się wielka impreza. Czasami ludzie potrzebują chwili na rozmowę, kolację czy pierwszego drinka. Zadaniem prowadzących jest wyczuć odpowiedni moment i stopniowo zmieniać charakter wydarzenia.
Podobnie wygląda to z muzyką. DJ na imprezę firmową powinien reagować na uczestników, a nie realizować wcześniej przygotowaną playlistę bez względu na to, co dzieje się na sali. Jeśli parkiet zaczyna żyć, warto wykorzystać tę energię. Jeśli ludzie potrzebują chwili odpoczynku, nie ma sensu próbować za wszelką cenę utrzymywać maksymalnego tempa przez cały wieczór.
Z naszego doświadczenia wynika, że najlepsze eventy często nie są tymi, podczas których dzieje się najwięcej. Są nimi te, podczas których wszystko dzieje się we właściwym momencie. Jest czas na część oficjalną, rozmowy, jedzenie, wspólne zdjęcia i wreszcie na dobrą imprezę.
Dlatego organizując wydarzenie dla pracowników, warto czasami zrezygnować z kolejnej atrakcji i zamiast tego zadbać o ludzi, atmosferę oraz dobrych prowadzących. Bo najlepszym podsumowaniem imprezy firmowej nie jest perfekcyjnie zrealizowany harmonogram. Jest nim moment, kiedy pod koniec wieczoru okazuje się, że nikt jeszcze nie chce iść do domu.
Podsumowanie
Dobra impreza firmowa nie musi być wydarzeniem wypełnionym atrakcjami od pierwszej do ostatniej minuty. Często najlepszy efekt daje coś zupełnie przeciwnego – przemyślany plan, odpowiednia przestrzeń, dobra muzyka i wystarczająco dużo swobody, żeby uczestnicy mogli spędzić ten czas tak, jak naprawdę mają na to ochotę.
Warto pamiętać, że każda firma jest inna. To, co świetnie sprawdziło się podczas jednego eventu, niekoniecznie zadziała podczas kolejnego. Dlatego organizację najlepiej rozpocząć od poznania ludzi, którzy pojawią się na wydarzeniu, a dopiero później dobierać atrakcje, sposób prowadzenia czy charakter części tanecznej.
Dużą rolę odgrywa również doświadczenie osób odpowiedzialnych za przebieg wieczoru. Dobry DJ na imprezę firmową powinien nie tylko przygotować odpowiednią muzykę, ale przede wszystkim obserwować uczestników, reagować na atmosferę i wiedzieć, kiedy warto przejąć inicjatywę, a kiedy po prostu pozwolić ludziom dobrze się bawić.
W iDO Events właśnie takie podejście jest nam najbliższe. Nie chcemy organizować integracji na siłę ani realizować jednego scenariusza podczas każdego eventu. Wolimy wcześniej poznać charakter wydarzenia, a później wspólnie stworzyć atmosferę, która będzie pasowała do ludzi znajdujących się na sali.
Bo ostatecznie najlepsza impreza firmowa to nie ta, podczas której udało się zrealizować wszystkie punkty harmonogramu. To taka, po której następnego dnia pracownicy spotykają się w firmie i nadal mają o czym rozmawiać.