Impreza firmowa i wesele mają ze sobą trochę wspólnego. Jest muzyka, parkiet, jedzenie, często dodatkowe atrakcje i grupa ludzi, która ma przede wszystkim dobrze spędzić wieczór. Na tym jednak podobieństwa właściwie się kończą. Dobry event firmowy ma zupełnie inną dynamikę i wymaga od DJ-a innego podejścia do muzyki oraz prowadzenia.
Na weselu spotykają się rodziny i znajomi Pary Młodej. Na imprezie firmowej przy jednym stole mogą siedzieć osoby, które pracują razem codziennie, pracownicy różnych działów, osoby z zarządu, klienci czy partnerzy biznesowi. Niektórzy znają się świetnie, inni widzą się pierwszy raz. To sprawia, że atmosfera często buduje się stopniowo i nie zawsze od pierwszych minut wszyscy są gotowi ruszyć na parkiet.
Dlatego DJ na imprezę firmową nie powinien przyjeżdżać z gotowym weselnym scenariuszem i próbować dopasować do niego uczestników. Tutaj szczególnie ważne jest obserwowanie ludzi. Czasami impreza potrzebuje delikatnego impulsu, żeby ruszyć, a innym razem wystarczy odpowiedni numer i parkiet zapełnia się właściwie sam.
Duże znaczenie ma również sposób prowadzenia. Firmowa integracja nie musi oznaczać ciągłego wyciągania pracowników do konkursów, zabaw czy aktywności przed mikrofonem. Nie każdy chce występować przed swoim szefem albo zostać niespodziewanie bohaterem wieczoru. Dobra atmosfera może powstać bez stawiania kogokolwiek w niezręcznej sytuacji.
Co więcej, samo określenie „impreza firmowa” może oznaczać zupełnie różne wydarzenia. Luźna integracja dla kilkudziesięcioosobowego zespołu, jubileusz firmy, gala, Christmas Party czy duży event dla kilkuset pracowników wymagają zupełnie innego podejścia.
I właśnie dlatego w tym artykule chcemy pokazać, jak z naszej perspektywy wygląda dobra oprawa muzyczna i prowadzenie eventu firmowego. Bo DJ na imprezę firmową nie powinien próbować zrobić z niej wesela. Powinien stworzyć imprezę pasującą do ludzi, firmy i charakteru konkretnego wydarzenia.
Impreza firmowa ma zupełnie inną dynamikę niż wesele
Na weselu sytuacja jest dość czytelna. Goście przychodzą świętować razem z Parą Młodą, większość osób zna przynajmniej część pozostałych uczestników, a od samego początku wiadomo, że jednym z głównych elementów wieczoru będzie zabawa na parkiecie. Na imprezie firmowej wszystko może wyglądać zupełnie inaczej.
W jednym miejscu spotykają się osoby z różnych działów, pracownicy i ich przełożeni, zarząd, a czasami również klienci czy partnerzy biznesowi. Jedni pracują razem od lat, inni kojarzą się tylko z firmowego komunikatora. Dla części uczestników będzie to okazja do tańca i zabawy, a dla innych przede wszystkim możliwość spokojnej rozmowy ze współpracownikami poza biurem.
Dlatego początek eventu firmowego często wygląda spokojniej. Ludzie rozmawiają, jedzą, zamawiają coś przy barze i dopiero oswajają się z atmosferą wydarzenia. DJ nie powinien traktować tego jako sygnału, że impreza „nie idzie” i za wszelką cenę próbować natychmiast zapełnić parkiet.
Czasami znacznie lepszym rozwiązaniem jest pozwolić wydarzeniu naturalnie się rozwinąć. Na początku muzyka może tworzyć tło, później stopniowo nabierać energii, aż w pewnym momencie pojawia się pierwszy numer, który wyciąga większą grupę na parkiet. Od tego momentu można zacząć budować właściwą część imprezową.
Dobry DJ na imprezę firmową powinien więc obserwować nie tylko sam parkiet, ale całą salę. Czy ludzie nadal siedzą przy kolacji? Czy większość rozmawia przy barze? Czy zaczynają reagować na bardziej znane utwory? A może grupa już czeka na mocniejsze granie i wystarczy dać jej odpowiedni impuls?
Nie ma też jednego tempa, według którego powinien przebiegać każdy event. Młody zespół podczas luźnej integracji może być gotowy na konkretną imprezę praktycznie od początku. Podczas eleganckiej gali pierwsze godziny mogą natomiast upłynąć na przemówieniach, wręczaniu nagród, kolacji i rozmowach, a parkiet stanie się najważniejszy dopiero później.
I właśnie umiejętność rozpoznania tego momentu robi ogromną różnicę. Nie chodzi o to, żeby jak najszybciej rozpocząć imprezę. Chodzi o to, żeby rozpocząć ją wtedy, kiedy ludzie naprawdę są na nią gotowi.
Prowadzenie bez weselnych schematów i zabaw na siłę
Impreza firmowa potrzebuje prowadzenia, ale nie oznacza to, że DJ czy konferansjer powinien być przy mikrofonie przez cały wieczór. Wręcz przeciwnie – w przypadku eventów firmowych szczególnie ważne jest wyczucie, kiedy warto przejąć inicjatywę, a kiedy po prostu pozwolić ludziom spędzać czas po swojemu.
Oczywiście są momenty, które wymagają zapowiedzi. Powitanie gości, przemówienie zarządu, wręczenie nagród, rozpoczęcie kolacji, zaplanowana atrakcja czy oficjalne rozpoczęcie części imprezowej – tutaj prowadzący powinien jasno pokierować uczestnikami i zadbać o płynne przejścia pomiędzy kolejnymi punktami wydarzenia.
Problem zaczyna się wtedy, gdy na imprezę firmową przenosimy schematy znane z wesel. Ciągłe zachęcanie do wyjścia na parkiet, obowiązkowe zabawy, konkursy czy wyciąganie przypadkowych osób na środek sali nie zawsze będą dobrym pomysłem. Pracownicy przyszli się integrować i dobrze bawić, ale każdy może rozumieć to trochę inaczej.
Szczególnie ostrożnie podchodzilibyśmy do zabaw angażujących konkretne osoby. To, co w grupie bliskich znajomych będzie zabawne, w środowisku zawodowym może stać się zwyczajnie niezręczne. Nikt nie powinien zastanawiać się, czy za chwilę zostanie wywołany przez mikrofon i postawiony przed całym zespołem w sytuacji, w której nie chce się znaleźć.
Nie oznacza to, że DJ na imprezę firmową powinien ograniczyć się wyłącznie do puszczania muzyki. Dobry prowadzący potrafi podkręcić atmosferę, zachęcić ludzi do wspólnej zabawy i nadać wydarzeniu odpowiednią energię. Różnica polega na tym, że robi to naturalnie, zamiast próbować realizować przygotowany wcześniej zestaw obowiązkowych aktywności.
Czasami wystarczy dobrze dobrany utwór, krótki komunikat przez mikrofon albo odpowiedni moment na rozpoczęcie mocniejszego bloku muzycznego. Jeżeli chwilę później parkiet jest pełny, nie trzeba dokładać niczego tylko dlatego, że było zapisane w scenariuszu.
Najlepsze prowadzenie eventu firmowego często pozostaje gdzieś w tle. Uczestnicy wiedzą, co się dzieje, kolejne elementy wydarzenia przebiegają sprawnie, a kiedy zaczyna się właściwa impreza, prowadzący daje ludziom przestrzeń. Nie trzeba być cały czas w centrum uwagi, żeby mieć kontrolę nad tym, co dzieje się na sali.
Muzyka na imprezie firmowej - jak pogodzić różne pokolenia i gusta?
Jednym z największych wyzwań podczas eventu firmowego jest muzyka. Na jednym parkiecie mogą spotkać się osoby, które na co dzień słuchają zupełnie różnych rzeczy i dzieli je kilkanaście albo nawet kilkadziesiąt lat. Zadaniem DJ-a nie jest jednak znalezienie jednego gatunku, który spodoba się wszystkim, ale takie prowadzenie muzyczne imprezy, żeby każdy znalazł podczas niej coś dla siebie.
Dlatego nie jesteśmy zwolennikami dzielenia wieczoru na sztywne bloki typu: teraz muzyka dla młodszych, później coś dla starszych, a następnie największe hity lat 90. Znacznie lepiej sprawdza się płynne łączenie różnych klimatów i obserwowanie, jak reagują na nie uczestnicy.
Ogromną rolę odgrywają tutaj utwory, które można nazwać muzycznymi mostami między pokoleniami. Największe przeboje lat 80., 90. i 2000., znane polskie numery, pop, rock, funk czy taneczne klasyki często potrafią zgromadzić na jednym parkiecie osoby w bardzo różnym wieku. Od takiego utworu można później płynnie przejść w bardziej współczesne albo mocniejsze brzmienia.
Przed eventem warto oczywiście poznać charakter firmy i samych uczestników. Inaczej przygotujemy się muzycznie do imprezy młodego zespołu z branży technologicznej, a inaczej do jubileuszu dużej firmy, na którym spotka się kilka pokoleń pracowników. Takie informacje dają nam kierunek, ale nie zastępują obserwowania parkietu podczas samej imprezy.
I właśnie tutaj najważniejsze staje się czytanie ludzi. Jeżeli widzimy, że określony klimat działa, rozwijamy go. Jeśli po zmianie gatunku część parkietu zaczyna znikać, reagujemy. Nie trzymamy się przygotowanej wcześniej playlisty tylko dlatego, że na papierze wyglądała idealnie.
Dobry DJ na imprezę firmową powinien również wiedzieć, kiedy można pozwolić sobie na więcej. Kiedy grupa jest już rozkręcona, często można przejść od uniwersalnych hitów do mocniejszych klubowych numerów, szybszych miksów czy bardziej współczesnej muzyki. Innym razem najlepszą reakcję wieczoru wywoła utwór sprzed dwudziestu lat, którego refren nagle śpiewa cała sala.
Bo ostatecznie nie chodzi o to, żeby każdego uczestnika zadowolić każdym kolejnym utworem – to właściwie niemożliwe. Chodzi o stworzenie takiego parkietu, na którym różne pokolenia i różne muzyczne gusta mogą spotkać się podczas jednej dobrej imprezy.
Integracja powinna wydarzyć się naturalnie
Samo określenie „impreza integracyjna” może sugerować, że trzeba przygotować cały zestaw zabaw, konkursów i aktywności, które zmuszą pracowników do wspólnego działania. Tymczasem z naszego doświadczenia wynika, że najlepsza integracja często dzieje się zupełnie naturalnie – przy stole, przy barze, podczas rozmów, a później również na parkiecie.
Nie każdy ma taki sam charakter. Jedna osoba bez zastanowienia wyjdzie na środek sali i weźmie udział w konkursie, druga będzie czuła się znacznie lepiej, obserwując wszystko z boku. Na imprezie firmowej szczególnie ważne jest uszanowanie obu tych podejść. Dobra zabawa nie powinna oznaczać obowiązku uczestniczenia we wszystkim.
Właśnie dlatego ostrożnie podchodzimy do atrakcji, które polegają na wyciąganiu konkretnych osób przed całą firmę. Jeśli grupa sama chce takich aktywności – oczywiście można je odpowiednio przygotować. Nie powinny jednak być domyślnym elementem każdego eventu tylko dlatego, że w nazwie wydarzenia pojawia się słowo „integracja”.
Świetnym narzędziem integracji jest natomiast muzyka. W momencie, kiedy pojawia się utwór, który zna większość sali, na parkiecie przestaje mieć znaczenie, kto pracuje w którym dziale i jakie stanowisko zajmuje. Nagle ludzie, którzy na co dzień mijają się tylko na korytarzu, śpiewają ten sam refren i bawią się razem.
Rolą DJ-a na imprezie firmowej jest stworzenie takich momentów bez robienia z nich obowiązkowego punktu programu. Możemy zachęcić, podkręcić atmosferę czy odpowiednio poprowadzić muzykę, ale jeżeli parkiet zaczyna żyć własnym życiem, najlepiej po prostu pozwolić mu działać.
Warto też pamiętać, że integracja nie musi odbywać się wyłącznie na parkiecie. Jeżeli część osób tańczy, a inni siedzą przy stolikach i pierwszy raz od miesięcy mają okazję spokojnie porozmawiać ze współpracownikami, to również oznacza, że impreza spełnia swoją funkcję.
Najlepszy event firmowy nie jest więc tym, na którym udało się zaangażować wszystkich w największą liczbę przygotowanych atrakcji. Jest nim taki wieczór, podczas którego ludzie sami chcą spędzać ze sobą czas – i nie potrzebują prowadzącego, który co chwilę im o tym przypomina.
Dobry DJ na imprezę firmową potrafi dopasować się do charakteru firmy
Nie ma dwóch identycznych firm i dokładnie tak samo nie powinny wyglądać wszystkie eventy firmowe. Pod hasłem „impreza firmowa” może kryć się zarówno luźna integracja dla kilkudziesięciu osób, elegancka gala, jubileusz przedsiębiorstwa, Christmas Party, jak i duże wydarzenie dla kilkuset pracowników. Każde z nich wymaga trochę innego podejścia do muzyki i prowadzenia.
Dlatego przygotowania warto rozpocząć od poznania samego wydarzenia. Jaki jest jego cel? Kto będzie uczestnikiem? Czy zaplanowana jest część oficjalna? Czy będą przemówienia, wręczanie nagród albo prezentacje? A może od początku ma być swobodnie, bez rozbudowanego harmonogramu, z naciskiem przede wszystkim na integrację i późniejszą imprezę?
Duże znaczenie ma również charakter samej firmy. Są zespoły, w których ludzie doskonale się znają, spotykają również poza pracą i właściwie od pierwszych minut są gotowi do zabawy. W innych organizacjach event jest jedną z niewielu okazji, kiedy pracownicy różnych działów spotykają się w jednym miejscu. Nie można prowadzić obu takich imprez według identycznego scenariusza.
Podobnie jest z muzyką. Informacje o wieku uczestników, ich preferencjach czy charakterze zespołu pozwalają DJ-owi na imprezę firmową odpowiednio przygotować się do wydarzenia. Nadal jednak pozostawiamy sobie przestrzeń na reagowanie. To, co miało być spokojnym wieczorem, czasami bardzo szybko zamienia się w konkretną imprezę – i wtedy trzeba umieć za tym pójść.
Elastyczność dotyczy również prowadzenia. Podczas gali potrzebne może być bardziej eleganckie konferansjerowanie i precyzyjna realizacja scenariusza. Na luźnej integracji wystarczy kilka najważniejszych komunikatów, a później można oddać pierwszeństwo muzyce. Z kolei podczas jubileuszu firmy często trzeba umiejętnie połączyć oba te światy.
Dlatego przed eventem chcemy przede wszystkim dowiedzieć się, jak firma wyobraża sobie ten wieczór, zamiast przekonywać organizatora do naszego gotowego pomysłu. Możemy podpowiedzieć rozwiązania na podstawie doświadczenia, ale oprawa powinna być dopasowana do konkretnego wydarzenia i ludzi, którzy wezmą w nim udział.
Bo dobry event firmowy nie powinien wyglądać jak wesele, na którym zamiast Pary Młodej pojawił się zarząd. Powinien mieć własny charakter – zgodny z firmą, uczestnikami i celem całego spotkania.
Podsumowanie
Dobra impreza firmowa nie potrzebuje weselnego scenariusza, obowiązkowych zabaw ani prowadzącego, który przez cały wieczór próbuje być w centrum uwagi. Potrzebuje przede wszystkim dobrego wyczucia ludzi, charakteru wydarzenia i odpowiedniego momentu na rozpoczęcie właściwej imprezy.
Rolą DJ-a na imprezę firmową jest nie tylko dobór muzyki. To również obserwowanie uczestników, reagowanie na atmosferę, współpraca z organizatorami i obsługą obiektu oraz takie prowadzenie wydarzenia, żeby jego kolejne elementy następowały naturalnie.
Muzyka powinna łączyć różne gusta i pokolenia, ale nie musi podobać się każdemu w każdym momencie. Prowadzenie powinno angażować, ale nie zmuszać nikogo do udziału. Integracja natomiast wcale nie musi oznaczać kolejnych konkursów – czasami najlepsze efekty daje po prostu stworzenie warunków, w których ludzie sami chcą ze sobą rozmawiać, tańczyć i dobrze spędzać czas.
Każda firma jest inna, dlatego każde wydarzenie traktujemy indywidualnie. Inaczej podejdziemy do eleganckiej gali, inaczej do jubileuszu, a jeszcze inaczej do luźnej integracji, która po części oficjalnej ma zamienić się w konkretną imprezę.
Bo naszym zdaniem najlepszy event firmowy to nie taki, na którym udało się zrealizować najwięcej punktów programu. To taki, po którym następnego dnia w firmie nadal mówi się: „ale to była dobra impreza”.